Tworzenie aplikacji Karpacz — ewidencja opłaty miejscowej i grafik obiektu

Tworzenie aplikacji w Karpaczu prawie nigdy nie zaczyna się od pomysłu na produkt. Zaczyna się od obowiązku, który wraca co miesiąc, i od grafiku, który w piątkowe popołudnie przestaje się mieścić w wiadomościach na telefonie. Ta strona jest dla obiektów na kilkadziesiąt miejsc i dla firm zarządzających apartamentami — czyli dla tych, u których praca administracyjna rośnie razem z obłożeniem, a liczba rąk zostaje ta sama.

Obiekt jest tu inkasentem, nie tylko gospodarzem

Karpacz pobiera opłatę miejscową — nie uzdrowiskową, bo miasta nie ma w rejestrze uzdrowisk Ministerstwa Zdrowia. Stawka wynosi 3,46 zł za każdą rozpoczętą dobę od 01.01.2026 r. (uchwała nr XXVIII/175/25 Rady Miejskiej Karpacza z 29.10.2025), a rok wcześniej było to 3,30 zł. Inkasentami są z mocy uchwały same podmioty świadczące usługi hotelarskie.

Z tego wynika lista obowiązków, która brzmi banalnie tylko do momentu, w którym trzeba ją wykonać czterysta razy w miesiącu. Ewidencja musi być imienna: imię, nazwisko, adres, liczba dni, stawka i łączna kwota. Rozliczenie z gminą trafia do urzędu do 10. dnia następnego miesiąca. Za wykonanie tej pracy przysługuje 10% prowizji — to jedyny w pełni jawny procent, jaki obiekt w tym mieście widzi na piśmie.

Skala też jest znana. Wpływy gminy z opłaty miejscowej wyniosły w 2025 r. 5 599 703,95 zł przy stawce 3,30 zł, czyli 7,74% wszystkich dochodów gminy (72 315 277,54 zł, Raport o stanie Gminy Karpacz za 2025 rok). Z samego budżetu wynika rząd wielkości bliski 1,7 mln opłaconych dób rocznie, choć to wyliczenie własne — nie wiadomo, czy kwota jest podana przed potrąceniem prowizji inkasa, a część osób jest z opłaty ustawowo zwolniona. Każda z tych dób przeszła jednak przez czyjąś ewidencję.

Tworzenie aplikacji w Karpaczu: jeden proces w pierwszej wersji

Pierwsza wersja nie ma obsłużyć firmy. Ma zdjąć jedną powtarzalną robotę na tyle skutecznie, żeby zespół chciał z niej korzystać także w lutym. Dlatego wybieramy proces, który da się policzyć przed startem i zmierzyć po nim.

Wybór jednej kolumny z tej tabeli jest ważniejszy niż wybór technologii, a rozstrzyga o nim liczba zdarzeń w miesiącu. Regułę, według której tniemy zakres, opisuje szerzej materiał o tym, co wchodzi do pierwszej wersji, a co czeka.

Praca, która zostaje po sprzedaży terminu

W obiekcie z rozproszonymi apartamentami największym problemem nie jest rezerwacja, tylko okno między jednym pobytem a drugim. Trzeba w nim posprzątać, wymienić pościel, sprawdzić stan mieszkania i przekazać klucze — często w kilku budynkach naraz i z ekipą, która nie siedzi przy komputerze. Aplikacja nie zmienia tu pracy fizycznej, ale zdejmuje jej organizację z głowy jednej osoby: zadania powstają z terminów pobytu, kolejność układa się według adresów, a zgłoszenie zepsutego zamka trafia od razu tam, gdzie ktoś je obsłuży.

Drugą taką robotą są przedpłaty. Wśród sprawdzonych karpackich obiektów widać dwa modele: silnik rezerwacyjny z płatnością online oraz mailowe potwierdzenie i zadatek w wysokości 25% przelewem na konto. Drugi wygląda na darmowy, bo nie ma w nim prowizji, ale kosztuje czas — napisanie wiadomości, sprawdzanie wpłaty, przypomnienie i odnotowanie tego w kalendarzu.

Policzenie tych minut razy liczba rezerwacji w miesiącu jest zwykle pierwszym momentem, w którym rozmowa o aplikacji przestaje być abstrakcyjna. Wtedy też sprawdzamy, czy obecne narzędzia dadzą się połączyć, bo część systemów branżowych nie ma otwartego interfejsu — stosujemy wtedy metody opisane w materiale o tym, jak połączyć system, który nie ma API.

Popyt jest sezonowy, baza nie

W lipcu 2025 r. 10 595 z 10 748 miejsc noclegowych ujętych w statystyce publicznej było miejscami całorocznymi, czyli 98,6% (GUS BDL). Sezonowy jest wyłącznie popyt, a nie podaż — i to dobra wiadomość dla oprogramowania, bo system nie zasypia na pół roku. Musi za to znieść różnicę obłożenia między lutym a marcem bez zmiany sposobu pracy.

Osobnym przypadkiem jest początek września. XXXV Forum Ekonomiczne odbywa się w Karpaczu 8–10 września 2026 r. i ma zgromadzić ponad 6 000 uczestników z ponad 60 krajów przy ponad 500 wydarzeniach. Dla obiektu to trzy doby z zupełnie innym gościem: pojawiają się pytania o fakturę na firmę, potwierdzenie dla działu podróży, transfer i salę. Jeżeli aplikacja ma to obsłużyć, trzeba jej to powiedzieć przy projektowaniu.

Co musi się połączyć z tym, co już masz

Aplikacja rzadko wchodzi na puste miejsce. Zwykle obok stoi już księgowość, kanał sprzedaży, terminal płatniczy i kalendarz, a czasem system operatora zarządzającego apartamentami. Zanim cokolwiek zaprojektujemy, sprawdzamy, co każdy z nich naprawdę udostępnia, bo to wyznacza granicę zakresu — reguły, które przy tym stosujemy, zbiera materiał o integracji systemów w firmie.

Dochodzi do tego jedna zmiana regulacyjna, o której warto wiedzieć wcześniej. Rozporządzenie (UE) 2024/1028 dotyczące danych o najmie krótkoterminowym stosuje się od 20 maja 2026 r. i wprowadza numer identyfikacyjny jednostki, którym trzeba posługiwać się w ogłoszeniach. System, który dziś przechowuje tylko nazwę apartamentu, powinien umieć przechowywać także ten numer.

Od czego zaczynamy

Od opisu jednego procesu i policzenia zdarzeń, które w nim występują w miesiącu szczytowym i w najsłabszym. Bez tych dwóch liczb każda wycena jest zgadywaniem, a harmonogram fikcją. Pracujemy zdalnie, ze Świdnicy, i tylko warsztat pokazujący proces na żywo planujemy na miejscu, bo dojazd zajmuje półtorej godziny w jedną stronę. Uporządkowanie tego wszystkiego ułatwia dobrze napisane zapytanie ofertowe na oprogramowanie, a jeśli wolisz odpowiadać na gotowe pytania, przeprowadzi Cię przez nie kreator briefu.